Ajankohtaista koulutus- ja järjestöasiaa: Pidetäänkö kokous?
Suomen sanotaan usein sen olevan yhdistysten luvattu maa. Yhdistystoimintaan osallistutaan monenlaisin perustein. Yhdistyksiin liitytään, niihin maksetaan jäsenmaksuja ja niistä erotaan. Kaikki nämä ovat aktiivisia toimenpiteitä jäseniltä tai jäseniksi aikovilta.
Asukastoiminnassa talo- ja asukastoimikunnat toimivat pitkälle samoin periaattein kuin yhdistykset. Asukas- ja talotoimikunnat pitävät omia kokouksia ja tällä hetkellä voimassa olevan lainsäädännön mukaan kutsuvat myös asukaskokouksen koolle.
Kokouskutsun tullessa moni katso asialistaa ja pohtii mennäkö paikalle? Kokouksiin osallistumisen kynnys voi olla korkealla, jos kokoustekniset asiat ovat epäselviä tai jääneet unholaan.
Monissa yhdistyksissä tunnistetaan tilanne, jossa kokouksiin osallistutaan paremmin silloin, kun listassa ei ole henkilövalintoja. Jotta tämä tilanne korjaantuisi, on hyvä muistaa kokousten perusajatus – niissä päätetään yhteisistä asioista.
Kokous on yhteispeliä, jossa jokaisella on roolinsa. Puheenjohtaja johtaa kokousta ja sihteeri kirjaa muistiin käsitellyt asiat. Pöytäkirja on oikein tehty, kun se vastaa kokouksen kulkua.
Hyvä kokous ei ole pelkästään puheenjohtajan ja sihteerin varassa. Jokainen osallistuja on vastuussa kokouksen hyvästä hengestä ja sujuvasta etenemisestä.
Parhaaseen tulokseen päästään, kun perehdyt asialistaan etukäteen, on hyvä tapa tehdä huomioista itselleen merkintöjä. Kaikkien tulee käyttäytyä kokouksessa asiallisesti ja toisia kunnioittavasti. Huomioi muut ja osallistu keskusteluun. Vain osallistumalla voit vaikuttaa asiaan.
Joskus kokouksissa asiat eivät mene toiveitten mukaisesti. Silloin on hyvä hillitä itsensä ja harkita sanansa. Parasta on, jos pystyt erottamaan tunteet ja asiat.
Kokouksen pöytäkirja on asukastoiminnassa merkittävässä roolissa. Pöytäkirjat toimitetaan monissa yhtiöissä vuokranantajalle toimenpiteitä varten. Jotta asukkaat voivat varmistaa äänensä tulevan kuuluville, pitää pöytäkirjoista käydä ilmi mitä halutaan tai tavoitellaan.
Pöytäkirjassa kannattaa muotoilla asiat selkeästi:
| HYVÄ MUOTOILU | EPÄSELVÄ |
| Leikkipaikan penkit uusittava ennen kesää. | Todettiin leikkipaikan tarvitsen uudistusta. |
| Pyöräkellareista pitää poistaa käytöstä poistetut polkupyörät Vuokranantajaa pyydetään laittamaan ilmoituksen porraskäytäviin viikolla 6. Ilmoituksessa pyydetään merkitsemään käytössä olevat polkupyörät viimeistään xx.xx. | Puhuttiin polkupyörävarastojen tilanteesta. |
| Pyydetään vuokranantaja lisäämään kartonkikeräysastia, jotta pahvit eivät ole katoksen lattialla. | Jätekatos on epäsiisti. |
Vuokralaiset ry:ssä olemme tunnistaneet jäsentemme kanssa tarpeen kokoustekniikan kouluttamiseen jälleen. On jäsentemme ja asukkaiden etu, että luottamustoimissa toimivat henkilöt ovat osaavia ja heitä on riittämin.
ANNE VIITA
Toiminnanjohtaja, Vuokralaiset VKL ry